Bekerja dengan Excel secara Efisien

Bekerja dengan Excel secara Efisien

• Tulisan ini bukan bercerita mengenai motivation training agar Anda bekerja dengan efisien dengan menularkan semangat (kerja) motivator ke pesertanya. Namun, kapsul ini adalah teknik agar Anda bisa bekerja efisien dalam menggunakan Excel. Kalau saya sih sebagian besar waktu kerja ditemani dengan software ini. Sehingga kalau saya bekerja secara efisien dalam menggunakan Excel maka seluruh pekerjaan yang saya lakukan menjadi lebih efisien. Sisa waktu bisa buat mikir lebih (atau blogging lebih ). Pengen tau teknik apa aja yang saya lakukan? Ini dia…
  1. Jangan gunakan Mouse kecuali terpaksa. Hafalkan jalan pintas (shortcut) keyboard dalam menggunakan Excel. Seperti berpindah atau menyelekesi cell, sheet, workbook, pengaksesan menu dan shortcut lainnya yang berguna dan sering dilakukan. Khusus untuk menu, gunakan Alt ditambah huruf yang bergaris bawah. Misalnya untuk Paste Special Value bisa dilakukan dengan shortcut Alt+E+S+V Enter. Bandingkan sendiri waktu yang Anda buang jika menggunakan tetikus.
  2. Jika pekerjaan Anda berulang. Sebisa mungkin gunakan formula2 yang memudahkan atau kalau bisa, tambahkan macro aja. Nah, kerjaan yang biasanya selesai bermenit2 atau berjam-jam dengan cara manual, maka dengan menambahkan formula2 dan macro akan selesai in no time. Dengan sekali pencet tombol aja, Excel akan bekerja untuk Anda dan Anda bisa menemani Excel bekerja dengan mengerjakan kerjaan Anda yang lain. Atau, kalau emang lagi santai, bisa berblogging ria degh…. Oya penggunaan formula atau macro juga akan mengurangi human error yang dampaknya ya itu tadi bekerja lebih efisien dan ga dimarahin boss.
  3. Pastikan spek komputer terutama Random Access Memmory-nya tinggi. Lebih tinggi lebih bagus. Karena kadangkala (kadang2 juga boleh) ukuran file Excel memiliki ukuran yang besar bahkan akan membengkak jika mengandung bahasa Macro. Sehingga, tidak ada waktu bagi Anda untuk menunggu Excel melakukan proses yang diperintah. Jangan sampai boss Anda nanya “Lagi ngapain lu?”. “Nungguin Excel nge-save file, boss!”. Apa kata dunia!
  4. Jangan lupa menyimpan file Anda (Ctrl+S) dengan intensitas yg cukup sering (tapi jangan keranjingan Ctrl+S kaya temen saya) dan juga jangan lupa backup file Anda. Just in case aja, kalau2 Excelnya error atau filenya kehapus permanen. Cabe deh…. Tanpa save dan backup pasti waktu kerja Anda akan terbuang banyak untuk melakukan hal yang serupa.
  OK kan. Sekarang mungkin Anda bertanya gimana cara melakukan teknik-teknik itu terutama poin 1 dan 2? (Kalau Anda ga nanya ini, hati2 loh mungkin kekritisan Anda telah berkurang, olahraga sana…!). Caranya ya (saya sih maunya) Anda ikuti terus kapsul-kapsul XQ di blog ini. Khusus untuk formula-formulaan,OK deh. Segitu dulu untuk kali ini, mudah2an berguna dan bermanfaat.